Jak zorganizować regaty

Wiadomo, że co nagle to po diable, więc zanim zajmiemy się drukowaniem plakatów, najpierw musimy się zastanowić, co chcemy zrobić i dla kogo. Jak twierdzi Piotr Stelmarczyk, organizator wielu regat, m. in. Unity Line czy Bakista Cup, warto się rozejrzeć w środowisku żeglarskim i harmonogramach już organizowanych zawodów. Wszystko po to, żeby stwierdzić, czy będzie zainteresowanie nową imprezą i czy ktoś najzwyczajniej w świecie będzie chciał się z nami bawić. Warto to zrobić niezależnie od tego, czy ścigać się będziemy o Złote Gacie i beczkę rumu, czy też nasze regaty mają spełniać regulaminowe wymogi.

Bez kasy nie ma kołaczy

Niezależnie od tego, jak bardzo bezinteresownie się angażujemy w organizowanie naszych regat, trzeba znaleźć na nie pieniądze. Pamiętajmy, że to na nas, jako organizatorze spoczywa obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa podczas regat, Jeśli przewidujemy udział sędziów (przy regatach sportowych musimy), to czasy takie parszywe nastały, że za darmo oni robić tego nie chcą. Jeśli nie robimy tego jednoosobowo, a z udziałem wolontariuszy, warto pomyśleć o przysłowiowej szklance wody dla nich a dla zawodników kuflu napoju izotonicznego po zmaganiach. Różne regaty różnie kosztują. Jak twierdzi Piotr Stelmarczyk, najtańsze są regaty, które zaczynają i kończą się w tym samym miejscu i trwają jeden dzień. Wówczas koszty to sędziowanie, użycie jachtu jako statku komisji sędziowskiej i nagrody, ewentualnie gastronomia. Najdroższe są wielodniowe regaty odwiedzające wiele portów, jak Etapowe Regaty Turystyczne. – Musimy mieć dużą jednostkę jako statek komisji sędziowskiej i zespół sędziów. Do tego dochodzą koszty przemieszczania się i zaprowiantowania zespołu realizującego regaty, fotografowie, dziennikarze, nagrody i imprezy brzegowe w poszczególnych miejscowościach – dodaje Piotr Stelmarczyk. Warto pamiętać, że wpisowe na regaty pokrywają zaledwie 10-20 % kosztów organizacji. Jeśli zaryzykujemy więcej, skutek może być jeden – nie będzie chętnych. Ten powód zakończył organizację m. in. Regat Czterech Zakątków.

Jeśli nie jesteśmy milionerem i nie pokrywamy kosztów organizacji z własnej kieszeni, musimy poszukać sponsora. W przypadku regat żeglarskich jest to jednak zajęcie żmudne i niewdzięczne, bo żeglarstwo jest mało atrakcyjne dla reklamodawców. Może ratować nas znalezienie firmy chętnej do finansowania, bo na przykład kierownictwo lubi żeglarstwo (tak jest w przypadku regat Unity Line). Pieniądze można spróbować zdobyć także od lokalnych samorządów. Doświadczeni organizatorzy twierdzą, że bardziej chętne do współpracy w tym zakresie są małe gminy niż duże miasta, gdzie z prośbą trudno się nawet przebić do osób kompetentnych, budżety ustalane są ze znacznym wyprzedzeniem i potencjalnych beneficjentów jest sporo. Chętnych do wspierania jednak jest coraz mniej. Ze względu na brak wsparcia ze strony miejscowości nadmorskich zakończyły się np. Regaty po Zachodniopomorskim Szlaku Żeglarskim Bakista Cup.

Formalności

No dobrze – już wiemy dla kogo, co, a nawet sprzedaliśmy własny dom i samochód teściowej na organizację regat. Marzy nam się organizacja profesjonalnych zmagań? Więc teraz czas na formalności. Po pierwsze – znajdujemy miejsce i dogadujemy się z właścicielem sympatycznej przystani (w przypadku Bałtyku musimy chęć organizacji regat zgłaszać do kapitanatów portów i uzyskać ich zgodę). Po drugie, organizacja profesjonalnych regat, zgodnych z przepisami regatowymi ISAF wiąże się z koniecznością wcześniejszego uzyskania licencji. W Polsce organizacją reprezentującą ISAF jest Polski Związek Żeglarski, dlatego trzeba udać się właśnie tam. Aby uzyskać licencję, organizator musi reprezentować instytucję stowarzyszoną z PZŻ lub zapewnić sobie współpracę takiej organizacji. Licencja, poza oficjalnym prawem do przeprowadzenia regat według Przepisów Regatowych Żeglarstwa daje zawodnikom prawo do odwołania się od decyzji sędziowskiej do Głównego Kolegium Sędziów i jest dla organizatora jednocześnie ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej związanej z prowadzeniem regat.

Opłaty za wydanie licencji (tak, za to też trzeba zapłacić):

150 PLN – Licencja bez ubezpieczenia OC,
300 PLN – Licencja na regaty wraz z ubezpieczeniem OC
bez sponsora tytularnego wymagającego noszenia reklam na jachtach lub deskach ,
600 PLN – Licencja na regaty wraz z ubezpieczeniem OC
ze sponsorem wymagającym noszenia reklam na jachtach i deskach,
800 PLN – Licencja na organizację głównych regat krajowych
(Mistrzostwa Polski),
od 800 PLN – Licencja na organizację regat rangi mistrzowskiej
(Mistrzostwa Świata, Mistrzostwa Europy, Puchar Świata, Puchar Europy)

Zasady uzyskania licencji oraz wzory dokumentów dostępne są na stronie Polskiego Związku Żeglarskiego http://sport.pya.org.pl/licencje/licencja_na_przeprowadzenie_regat

Komitet Organizacyjny i Bardzo Ważne Dokumenty

Na stronie PZŻ znajdziemy także szczegółową instrukcję dotyczącą zasady organizowania regat sportowych, terminy i rodzaj dokumentów jakich należy dostarczyć do PZŻ oraz warunki, jakie muszą spełniać uczestnicy regat:
http://sport.pya.org.pl/files/2/dokumenty/zasady-organizacji-regat/55254b0ca9dde.pdf

Tutaj zwrócimy uwagę na najważniejsze rzeczy. Pierwszym naszym obowiązkiem jako organizatora regat jest powołanie Komitetu Organizacyjnego. Ułatwia to życie, zwłaszcza zawodnikom, którzy wiedzą, kto jest odpowiedzialny za imprezę. Podstawowe działania Komitetu Organizacyjnego to przede wszystkim, poza ogarnięciem wszystkiego, przygotowanie Zawiadomienia o Regatach i wraz z sędzią Instrukcji Żeglugi. Im sprawniejszy Komitet Organizacyjny, tym lepsze wrażenia uczestników z imprezy.

Bardzo Ważny Dokument nr 1 – Zawiadomienie o Regatach

Może być uważany za formalną ofertę (w rozumieniu Kodeksu Cywilnego) dla potencjalnych współzawodników. Na jego podstawie zawodnik zgłasza się do regat. Rola Zawiadomienia o Regatach została potwierdzona w rozporządzeniu Rady Ministrów dnia 6 maja 1997 r (Dz. U. Nr 57, poz. 358). Przepisy Regatowe Żeglarstwa ISAF podają listę pozycji, które muszą znaleźć się w Zawiadomieniu o Regatach a przykładowe zawiadomienia można znaleźć na wspomnianej stronie PZŻ. Ważne, aby w Zawiadomieniu zawrzeć: czas i miejsce rozegrania regat (plan dojazdu, umiejscowienie Biura Regat), miejsce oraz graniczny termin przyjmowania zapisów do regat, organizatorzy, klasy w jakich będą rozegrane regaty (jednoznaczne podanie przepisów pomiarowych i klasowych), określenie wymagań dotyczących zawodników w zakresie reklamowania sponsorów regat.

Tekst Zawiadomienia powinien być dostępny w Biurze Regat przed startem do wyścigów oraz w trakcie trwania imprezy.

Bardzo Ważny Dokument nr 2 – Instrukcja żeglugi

Dokument ten dotyczy przebiegu samych zawodów i zgodne z przepisami należy powierzyć napisanie go Komisji Regatowej (Sędziemu Głównemu), choć ostateczny kształt powinien być konsultowany z Komitetem Organizacyjnym. Chodzi tu o możliwość wprowadzenia zapisów ważnych dla całości regat, a nie opisanych wystarczająco w innych dokumentach, jak na przykład: bezpieczeństwo, ubezpieczenie jachtów, prowadzenie pomiarów, cumowanie jachtów, obowiązek noszenia znaków sponsorów, sposób podawania komunikatów

Zapisanie tych spraw pozwala na podejmowanie formalnych działań wobec zawodników uchylających się od ich przestrzegania. Brak tych zapisów może takie działania uniemożliwić. Wzory instrukcji również można znaleźć na stronie PZŻ.

Komitet Organizacyjny musi umożliwić otrzymanie instrukcji każdemu zawodnikowi przed startem do pierwszego wyścigu regat.

Reszta to już same drobiazgi.

Reszta drobiazgów

Komisja Regatowa – odpowiada za wszystko co się dzieje lub nie dzieje na wodzie, ona prowadzi wyścigi, ona zatwierdza wyniki. Szefem jest Sędzia Główny. Powinniśmy zadbać aby był to licencjonowany sędzia PZŻ – w przypadku regat poziomu mistrzostw Polski przynajmniej z klasą I lub osoba posiadająca doświadczenie w prowadzeniu regat. Dobrze mieć znajomych wśród sędziów. Trafienie na takiego, który jest profesjonalny i przy okazji nie zedrze z nas skóry staje się coraz trudniejsze, bowiem w ostatnich czasach sędziowanie stało się dla niektórych dochodowym biznesem.
Oprócz sędziego Głównego w Komisji musi być przynajmniej jeszcze jeden sędzia PZŻ z klasą II. Skład Komisji oraz ewentualnie sposób kontaktowania się z nią, musi być podany do publicznej wiadomości.

Komisja Pomiarowa

To my jesteśmy organizatorem i to my decydujemy o klasach w regatach. Jednak właśnie przez to mamy obowiązek sprawdzenia czy zgłoszone jachty oraz zawodnicy odpowiadają opisanym w Zawiadomieniu o Regatach regułom. Tym właśnie oraz przydzielaniem zawodników do odpowiednich klas zajmuje się Komisja Pomiarowa.

Biuro Regat

Coś w rodzaju kwatery głównej. To tu zawodnik prawdopodobnie po raz pierwszy styka się z organizatorem, to tutaj powinien być w stanie uzyskać wszystkie informacje i niezbędna pomoc. Tu także odbywa się przyjmowanie zgłoszeń, rejestracja zawodników w odpowiednich klasach, podawanie komunikatów meteorologicznych i innych informacji oraz podawanie wyników

W biurze muszą być dostępne cały czas wszystkie dokumenty związane z regatami a zwłaszcza niezbędne dla zawodników. Biuro jest odpowiedzialne za wywieszenie listy startowej z uwzględnieniem podziału na klasy przed startem do pierwszego wyścigu. W tym celu niezbędne jest ścisłe przestrzeganie granicznego terminu zapisów do regat podanego w Zawiadomieniu.

Organizacja na brzegu

Dobra organizacja składa się z drobiazgów, ale wszystkie one składają się na udana (miejmy nadzieję) imprezę. A część towarzyska, czyli ta na brzegu pełni w tym niebagatelną rolę. O czym więc warto pamiętać:

– informacja od kiedy zawodnicy mogą przyjechać na miejsce imprezy. Warto podać w zawiadomieniu o regatach gdzie takie osoby mają się zgłaszać i czy postój w porcie jest płatny. Na kilka dni przed regatami powinny ukazać się znaki wskazujące drogę dojazdu zawodnikom. Biuro Regat powinno funkcjonować najpóźniej popołudniu poprzedniego dnia, a razem z nim powinna działać Komisja Pomiarowa. Zawodnicy przywożący jachty na przyczepach muszą mieć możliwość bezpiecznego parkowania samochodu i jachtu.

– osoby funkcyjne powinny być wyraźnie „oznakowane”. To mogą być jaskrawe koszulki, czapeczki, kolorowe baloniki przypięte do szelek.

– ceremonia otwarcia regat niekoniecznie oznacza występ orkiestry wojskowej. Ale dobry gospodarz wita swoich gości i daje sygnał do zabawy.

– moment rozpoczęcia ceremonii otwarcia powinien zbiec się z momentem zamknięcia listy startowej (tak, należy ją kiedyś ostatecznie zamknąć). Jej wywieszenie powinno nastąpić jak najszybciej,

– odprawę sterników najlepiej rozpocząć bezpośrednio po zakończeniu ceremonii otwarcia regat. Warto ją zrobić nawet jeśli wydaje nam się, że wszystko jest jasne.

– tablica informacyjna – element mały, ale ważny i to nawet jeśli dysponujemy nagłośnieniem i osoba prowadzącą. To tu dostępne będą dokumenty takie jak zawiadomienie o regatach, instrukcja obsługi, lista zawodników a także bieżące informacje.

– zamknięcie regat. Gospodarz wita, gospodarz żegna. To wtedy następuje wręczanie nagród, dyplomów, pucharów, wspomnianych wcześniej Złotych Gaci czy beczki piwa. Ważne, żeby zamknięcie nie odbywało się zbyt długo po zakończeniu faktycznych wyścigów i żeby nie trwało w nieskończoność. Chyba, że będziemy rozdawać miliony, to wtedy każdy chętnie zaczeka.

Łyżka dziegciu

I żeby nie było za dobrze, na koniec łyżka dziegciu. W ostatnich czasach spada popularność tego rodzaju rozrywki i coraz trudniej ściągnąć chętnych na regaty. Jak twierdzi Piotr Stelmarczyk, lista zawodników ze 120 jednostkami jeszcze kilka lat temu nie była niczym dziwnym – dziś, kiedy jest ich kilkadziesiąt należy się cieszyć. – Zmieniło się nastawienie do pływania. Traci na popularności żeglowanie klubowe. Co prawda coraz więcej ludzi ma łodzie, ale po to, żeby stały w porcie, niekoniecznie do pływania – mówi Piotr Stelmarczyk. – A jak już się ktoś zdecyduje, to ma kłopoty ze znalezieniem załogi.
Problemem bywa też motywacja. Często bywa tak, że w trudnych warunkach, w regatach etapowych załogom po prostu odechciewa się płynąć dalej. No i ostatnie, niezbyt chlubne – upodobanie wśród uczestników regat do alkoholu. – Zdarzało nam się już w trakcie regat ściągać pijaną załogę z trasy – dodaje Stelmarczyk.

I na koniec – powodzenia w organizacji!